ZAPYTANIE OFERTOWE

Topilec 19.04.2023

 

1. Nazwa i adres Zamawiającego:

Zamawiającym w niniejszym postępowaniu jest MAD sp. z o.o. z siedzibą w Topilcu, Topilec 3, 16-070 Choroszcz

NIP: 9662152191

e-mail:info@dynomad.com

 

2.      Nazwa przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zapytania ofertowego jest dostawa usługi certyfikacji CE

 

3.      Opis przedmiotu zamówienia:

Pomoc będzie polegać na certyfikacji nowego wyrobu. Wykonawca poprzez swoje usługi doprowadzi do uzyskania potwierdzenia zgodności CE tzw. dyrektywami „Nowego Podejścia” Unii Europejskiej (UE).

 

Szczegółowy zakres zamówienia dot. uzyskania potwierdzenia zgodności maszyny obejmuje:

 Dobór aktów prawnych mających zastosowanie do wyrobu – dobór dyrektyw, polskich

aktów prawnych oraz norm zharmonizowanych;

 Stworzenie wzoru dokumentacji wymaganej przez dyrektywy;

 Wspólne przeprowadzanie oceny ryzyka;

 Weryfikacja uzupełnionej dokumentacji;

 Dostosowanie instrukcji obsługi;

 Przekazanie wzoru deklaracji zgodności;

 Przekazanie wzoru tabliczki znamionowej;

 Konsultacje w zakresie wyznaczenia poziomu bezpieczeństwa PL wg. normy EN ISO 13849-1.

 Przeprowadzenie badań potwierdzających zgodność wyrobu,

 

 

Powyższe czynności należy przeprowadzić wg. procedury oceny zgodności – modułu A.

 

Kod CPV:

 

73000000-2 Usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe oraz pokrewne usługi doradcze

 

4.      Termin realizacji zamówienia:

Nie dłużej niż 30 dni od dnia podpisania umowy.

 

5.      Warunki udziału w postępowaniu, warunki realizacji i wykluczenia związane z zamówieniem:

• Warunki udziału w postępowaniu:
  • Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia wraz z ofertą oświadczenia, że nie jest w trakcie rozwiązywania działalności, nie znajduje się pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego, postępowania naprawczego, nie zawiesił prowadzenia działalności, wobec Wykonawcy nie została ogłoszona decyzja o upadłości lub Wykonawca nie znajduje się w innej, podobnej sytuacji wynikającej z przepisów prawa.
  • Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia wraz z ofertą oświadczenia, że znajduje się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia.
  • Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia wraz z ofertą oświadczenia, że posiada personel, kompetencje i doświadczenie umożliwiające prawidłową realizację zamówienia.
  • Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia wraz z ofertą oświadczenia, że nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz. 835).
• Nie dopuszcza się możliwości złożenia oferty częściowej lub
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę na cały przedmiot zamówienia.
• Termin związania ofertą: 30
• W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało będzie w szczególności:
  • wykonanie i dostawa przedmiotu zamówienia na adres Topilec 3, 16-070 Choroszcz;
  • wyznaczenie w ramach swojej struktury osoby odpowiedzialnej za bezpośredni kontakt z Zamawiającym.
• Dostawa przedmiotu zamówienia zostanie potwierdzona protokołem odbioru podpisanym przez przedstawiciela Wykonawcy oraz Zamawiającego. Za dzień odbioru uważa się podpisanie bez zastrzeżeń ze strony Zamawiającego Protokołu odbioru usługi będącej przedmiotem zamówienia. Protokół odbioru zostanie sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Protokół stanowić będzie podstawę do wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę. Zamawiający może dopuścić w umowie płatności
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozszerzenia lub zawężenia przedmiotu zamówienia, w przypadku wystąpienia takiej konieczności w trakcie realizacji
• Termin realizacji zamówienia tj. dostawy będzie nie dłuższy niż 30 dni od dnia podpisania umowy.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do nałożenia kary umownej w kwocie 1 000 zł za każdy dzień opóźnienia w realizacji zamówienia.

 

• Wykluczeniu z postępowania podlegają Wykonawcy, którzy są bezpośrednio lub pośrednio (czyli za pośrednictwem   innych   podmiotów)  powiązani   osobowo   lub   kapitałowo z Zamawiającym, w związku z czym składający ofertę Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia wraz z ofertą oświadczenia o braku powiązań. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami uprawnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi      dla      Zamawiającego      czynności      związane      z      przygotowaniem i przeprowadzeniem    procedury     wyboru     wykonawcy     a    Wykonawcą, polegające w szczególności na:
  • uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  • posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO;
  • pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  • pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione  wątpliwości, co do bezstronności    w    wyborze    wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub
• Wykluczone zostaną oferty nie spełniające wymogów i warunków opisanych w niniejszym zamówieniu
• Oferty złożone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. Liczy się data wpłynięcia oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, bez podawania przyczyny. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści zapytania ofertowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania oferentów do złożenia dodatkowych informacji, dokumentów lub wyjaśnień, dotyczących złożonej oferty.
• Oferent powinien udokumentować wykonanie, podobnej dokumentacji dla minimum 3 urządzeń podobnej konstrukcji, tj. urządzeń pomiarowych dla maszyn lub pojazdów. Ewentualnie posiadać i potrafić udokumentować doświadczenie w opracowaniu dokumentacji technicznej dla maszyn rolniczych.
• Oferent powinien posiadać zespól osób z uprawnieniami do wykonania i analizy dokumentacji oraz przeprowadzenia badań, ewentualnie stosowne umowy z ośrodkami badawczymi

 

6.      Warunki zmiany umowy:

Zamawiający dopuszcza zmianę warunków umowy z następujących powodów:

• Nastąpi konieczność zmiany terminu lub sposobu wykonania przedmiotu zamówienia na skutek zmian  zasad   lub   terminów   finansowania   zadania   lub   projektu   wynikająca z podpisanych przez Zamawiającego umów z Instytucjami Pośredniczącymi;
• Nastąpi zmiana warunków, terminów lub wartości przedmiotu zamówienia wynikająca z wystąpienia siły wyższej rozumianej jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe lub prawie niemożliwe do przewidzenia oraz którego skutkom nie można zapobiec. Zdarzeniami siły wyższej mogą być w szczególności: strajki, zamieszki, stan wojenny, wojna, trzęsienie ziemi, powódź, epidemia i inne zdarzenia elementarnych sił przyrody bądź ograniczenia czy inne instrumenty walki z COVID-19 lub inną pandemią;
• Nastąpi zmiana adresu siedziby Wykonawcy w trakcie trwania umowy, numerów kont bankowych oraz danych identyfikacyjnych;
• Nastąpi zmiana adresu realizacji projektu lub siedziby Zamawiającego;
• Nastąpi konieczność likwidacji oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy;
• Nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy;
• Dopuszczalne są wszelkie zmiany nieistotne rozumiane w ten sposób, że wiedza o ich wprowadzeniu na etapie postępowania o zamówieni nie wpłynęłaby na krąg Wykonawców/Oferentów ubiegających się o zamówienie, ani na wynik postępowania.

 

7.      Kryteria i sposób wyboru ofert

Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryteriami i poniżej opisanym sposobem oceny.

7.1.    Kryterium formalne:

• Zgodność oferty z niniejszym zapytaniem ofertowym będzie oceniana na podstawie oferty złożonej wraz z wymaganymi załącznikami oraz zgodna z terminem wyznaczonym na złożenie ofert.

 

Ocena formalna będzie oceną „tak” lub „nie”. Wszystkie kryteria formalne muszą zostać spełnione. Oferty, które nie będą spełniały któregokolwiek kryterium formalnego (będzie chociaż jedna odpowiedź „nie”) zostaną odrzucone.

 

7.2.    Kryterium punktowe:

• Cena (C)

Punkty w ramach kryterium „cena” zostaną obliczone według wzoru:

oferta z najniższą ceną ofertową netto

wartość punktowa kryterium¹ =                                                                x 100 pkt

cena ofertowa netto oferty ocenianej

 

 

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów (maksymalnie 100) przyznaną przez komisję według powyższego wzoru oceny końcowej.

¹ W zaokrągleniu do pełnych punktów, zgodnie z regułami matematycznymi.

² Spodziewany termin podpisania umowy na realizację przedmiotu zamówienia to 01 maja 2023 r.

 

 

8.      Miejsce, sposób i termin składania ofert

Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 05.05.2023 godziny 15:00 za drogą elektroniczną na adres: info@dynomad.com. Oferta wraz ze wszystkimi dokumentami wymaganymi treścią niniejszego Zapytania Ofertowego powinna zostać dostarczona: w postaci elektronicznej, opatrzona podpisem elektronicznym: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (e-dowód), lub w postaci skanu dokumentacji w formacie PDF, uprzednio podpisana odręcznie.

Oferty złożone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane.

Liczy się data wpłynięcia oferty.

 

8.1 Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, bez podawania przyczyny.

 

8.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści zapytania ofertowego.

 

8.3 Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania oferentów do złożenia dodatkowych informacji, dokumentów lub wyjaśnień, dotyczących złożonej oferty

 

8.3 Jeśli zaproponowana przez Oferenta cena realizacji Zapytania Ofertowego będzie nosiła znamiona Rażąco Niskiej Ceny tj. będzie niższa o 30% od wartości budżetu, Zamawiający ma prawo odrzucić taką ofertę lub wezwać Oferenta do przedstawienia dodatkowych wyjaśnień, które następnie oceni celem stwierdzenia czy dana oferta zawiera rażąco niską cenę.

 

8.4. Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w ofercie terminu realizacji zamówienia oraz informacji dot. deklarowanej liczby spotkań roboczych w siedzibie Zamawiającego w okresie realizacji zamówienia (kryteria wyboru).

8.5. Cena powinna zostać wyrażona w PLN. Wszelkie rozliczenia związane z realizacją zamówienia prowadzone będą w złotych polskich.

8.6. Oferta wraz z załącznikami musi zostać złożona w oryginale, być podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, która widnieje w Krajowym Rejestrze Sądowym, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub innym dokumencie zaświadczającym o jej umocowaniu do reprezentowania Wykonawcy. Jeżeli oferty nie podpisuje Wykonawca będący osobą fizyczną, a upoważnienie do reprezentowania Wykonawcy nie wynika z dokumentów rejestrowych (aktualnego odpisu z KRS lub wpisu w CEIDG), do oferty należy załączyć pełnomocnictwo, uprawniające daną osobę do podpisania oferty

 

9.      Osoba kontaktowa

Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest:

Artur Danilczuk, tel +48 784009995, info@dynomad.com

 

10.  Klauzula informacyjna z art. 13 RODO Zamawiającego – w celu związanym z powyższym postępowaniem

• Zgodnie z 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
  • administratorem przekazanych danych   osobowych   jest   MAD sp. z o.o. z siedzibą w Topilcu;
  • administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania przekazanych danych osobowych, z którym można się skontaktować pod adresem mailowym: info@dynomad.com;
  • przekazane dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z powyższym postępowaniem;
  • odbiorcami przekazanych danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania (np. przedstawiciele Instytucji Pośredniczącej);
  • przekazane dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
  • w odniesieniu do przekazanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do 22 RODO;
  • posiada Pani/Pan:
    • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
    • na podstawie 16 RODO prawo do sprostowania przekazanych danych osobowych;
    • na podstawie 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania przekazanych danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,

 

• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:
  • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
  • prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
  • na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest 6 ust. 1 lit. c RODO.